労働時間の適正な把握は会社の義務とされています。
不要な残業や時間外労働の超過、残業代未払い等の法令違反を防ぐためにも常にスタッフの勤怠状況を正確に把握する必要があります。
くじらテレワークのソリューション
- 業務専用のパソコンを用意し、専用端末以外での業務は認めないことを就業規則に定めます。
- 業務用PCにダウンロードした「くじらテレワーク」で常に勤務状況の報告をすることをスタッフに義務付けます。
- 業務用PCの起動時間とシャットダウンの時間のログを確認し出退勤の報告と相違がないか確認します。
- 出退勤報告と事実が異なる場合、個別に該当の社員から事情を聴きだし適切な指導を行えます。
例：許可のない残業の禁止や業務専用パソコンの私的な使用の禁止など
くじらテレワークのおすすめポイント
 出退勤管理〜給与計算にも通常のタイムカードへの打刻と同様に出退勤の記録を取得・保存できます。報告内容を勤務データとして一括保存したものをCSVでダウンロードできますので給与計算の基礎データとしてご活用いただけます。 | |
 リアルタイムで勤務状況を把握スタッフの登録した情報が常時クラウドサーバーに記録されるので、勤務状況をリアルタイムで把握することが可能です。 |
 正確なデータが分かる業務の開始と終了ごとに報告を行うので、入力漏れが防げ実際の作業と誤差の少ない正確なデータが分かります。 |
- 架電業務やメールチェックに毎日3時間以上とられているスタッフがいるが、どのような内容を話しているか分からないので効率化できるか判断できない。
- 独自の経費精算ルールがあり、長年の運用ルールとして引き継がれているため、実態が把握できず必要性の有無や効率化の判断ができない。
- 毎月の紙の請求書の発送に、100通で30時間以上の時間コストをかけているが、作業フローが把握できないので、本当に必要な作業か精査できない。
- 従業員の貸し出し用携帯、パソコン、備品などの管理を月に1回12時間かけて担当がチェックを行っているが、本当に毎月必要な業務なのか判断する基準がない。
- 顧客データのメンテナンスにほぼ一人の専属担当がおり、クラウドデータベースを使って効率化を計りたいが業務に必要な作業フローが把握できない。
業務内容の適切な把握は業務改善の判断に役立つだけでなく、
優秀な人材を適正に評価するための評価基準のチェックにも役立ちます。
くじらテレワークのソリューション
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くじらテレワークのおすすめポイント
 業務時間が分析しやすい報告を行う業務メニューは大分類・中分類・小分類の3カテゴリーで登録が出来るので業務を細分化して業務にかかっている時間を分析することが可能です。 |  正確なデータが分かる業務の開始と終了ごとに報告を行うので、入力漏れが防げ実際の作業と誤差の少ない正確なデータが分かります。 |
 業務の無駄が見つけやすいスタッフからの報告内容をMicrosoft Power BIやTableauと連携してグラフなどで視覚化、分析出来るので業務の無駄を簡単に見つけることが出来ます。業務成果と合わせることで人事考課にもご活用いただけます。分析データはCSVファイルでダウンロード可能です。 | |
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くじらテレワークは、スタッフの正確な勤怠管理と業務の作業内容を適切に把握することを目的としています
マウスの動き、キーボードの入力、画面上のアプリの切り替えなどでスタッフの就業状況を監視するような機能は採用しておりません。そのため管理者とスタッフの不和や心理的な反感を買う心配もなく導入いただけます。
業務を可視化し、業務効率や生産性が上がれば、給料もアップできる
株式会社A社 様 主な事業内容：システム開発事業 社員数：約30名
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）対策を機に、多くの企業がテレワーク化を進めています。
しかし、「テレワークを推進するにあたり、雑務が多いバックオフィス業務の内容を正確に把握するため、日報報告を義務付けたが、その日報報告が煩雑になってしまい、業務が問題なく行われているかを把握するのが困難になっている」という課題が浮上してきました。
その煩雑さを低減するためのツールが、「くじらテレワーク」です。これは、業務専用PCのデスクトップに常駐させ、勤務状態を管理するアプリケーション。出退勤管理や就業状態管理など、さまざまな管理を行うことができます。
導入された株式会社 A 社様に導入のメリットなどをお聞きしました。
テレワークは今や世界の常識
- 御社の業務内容を教えてください。
- クラウドサービスを提供している会社です。
- 社員は何名なのですか？
- 社員は30名。企画・開発が10名に営業が10名。バックオフィス業務が10名です。
- テレワークを始めた切っ掛けは何なのでしょうか？
- やはり、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）対策です。
弊社はオフィス業務が中心です。そのため、社員が感染の危険をおかしてまで通勤するより、テレワークを推進する方が良い、ということになりました。 - テレワークは簡単に進みましたか？
- 連絡はメールで、業務はクラウドのシステムを使っていたので、そもそも会社にいなければ出来ない、ということは特にありませんでした。
打ち合わせや営業はオンラインミーティングツールのzoomやMicrosoft Teamsを活用すれば済むことです。なので、テレワークにしても実務にさほど影響が出ることはありませんでした。 - なるほど。
- あるとすれば、たまに郵便物の確認をしなければいけないくらいです。
- それだけのために出社するのは面倒ですね（笑）。
- そうなんですよ（笑）。
業務を可視化することで効率化をはかる
- 「くじらテレワーク」を導入した理由は何だったのですか？
- テレワークではバックオフィスの社員の動きが見えづらいからです。営業部門なら数字で、クリエイティブ部門なら 成果物で判断できます。でも、バックオフィス業務は数字も成果物もありません。
- そうですね。
- 何で評価するべきかが課題となりました。そのため、人事コンサルの会社に相談し、バックオフィス業務ような、数字や納品物がない部門でも生産性が高ければ評価を上げて行くことにしました。
- いいことですね。
- そのため、雑務が多いバックオフィス業務の内容を正確に把握するため、日報報告を義務付けることにしました。
ところがその日報報告の作成が非常にが煩雑で時間を取られます。細かく雑務を報告するには限界があると思いました。また大半の日報報告が、ザックリとした内容なのにも困りました。
例えば顧客対応2時間、メールチェック2時間とか。 - それでは評価しずらいですね。
- そうなんです。
それと、バックオフィス業務を担当している社員に、ある業務をお願いしたら「今週は忙しいから対応できません」と返事が来ました。
何の業務で忙しいのかを尋ねると「請求書発行業務に3日かかるからです」と。
1日8時間労働で3日ということは24時間です。24時間も請求書発行に費やしているということに驚きました。
バックオフィス業務の時給計算は2000円です。ということは24時間×2000円で4万8000円の請求書発行コストとなります。年間だと約60万円です。 - 膨大なコストですね。どうして3日もかかるのですか？
- 私も聞いてみたら、請求書は月に200通ほど。それをプリントするのに30分から1時間。次に封筒にラベルを貼るのに数時間。送付状を作るのに数時間。送付状と請求書を三つ折りにして間違わないように確認しながら封入するのに数時間。封筒に糊を塗って封をし、郵便局に行って、切手を貼って発送するのに数時間。
これで3日間取られるとのことでした。 - 確かに、3日はかかるかもしれません。
- それを効率化できないかなと考えたんです。
それで、お客様に「今後、ご請求書はPDFでの送信でも良いでしょうか」と許可を求め、多くのお客様から了解を頂くことができました。
なかには「原本が欲しい」というお客様もいらっしゃったので、請求書発送を代行してくれる会社に郵送代込みの180円で契約しました。
すると、200通の請求書のうち、150通がPDFで、50通が郵便となり、コストは9000円で済むようになりました。しかも、請求書発行業務は２時間で終わります。 - 24時間かかっていたのが2時間になったのは凄い改善ですね。
- そうです。担当も大喜びです。
担当は「今までも、なんでこんなに手間をかけなきゃいけないんだろう？PDFでメールで送ればいいのに？」と疑問に思っていたそうなんです。
でも、会社が決めたことだし、前任者からの引継ぎで言われた通りにやっていたんです。 - バックオフィス業務のあるあるですね。
- そうです。例えば封筒の封入作業も、糊を使わなくても両面テープが付いている封筒にすれば、その手間はなくなっていたはずです。でも、「そういう提案をしていいのかも分からなかった」との返事でした。
- 社内にある課題を誰も気づいていなかったんですね。
- ということは、他にもあるだろうと考えました。
無駄な作業をなくすことで、社員を、より生産性の高い、付加価値の高い仕事に配置することができます。
どのような業務をやっているのかを可視化することが大事だと考えました。 - いろんな課題が見つかりそうですね。
- それで「くじらテレワーク」を導入することにしました。
面倒な日報作成をシンプルに
- 使い勝手はいかがでしょうか？
- 定時になると、出勤ボタンを押して出勤登録をします。それだけで時刻が自動で記録されるのでラクです。
業務を開始するときは登録した業務を選択して開始。業務が完了したら報告を上げる。それをただ繰り返すだけです。それだけで勝手に日報がクラウドに上がります。 - 導入前はどのように管理されていのですか？
- Excelに「メールチェック2時間」と記入してもらっていました。しかも、その日報を作るだけで30、40分はかかっていました。
- 日報を書くのって面倒なんですよね。
- はい。それにみんな、後で調整するんです。「メールチェック2時間は出しずらいな」と思ったら、メールチェック1時間、顧客対応1時間とするとか（笑）。
そもそもメールチェックってなんなの？と。
ひと言アドバイス！
「くじらテレワーク」には、パソコンの起動、終了、スリープ、などを全てクラウドで把握する機能がついてます。
この機能には以下のメリットがあります。
会社に残って仕事をしていると、サービス残業が発生した場合、明確に目視で確認できます。
例えば上司から「どうしてもこの仕事を今日中に終わらして欲しい」と依頼があり、業務時間中に終わらなかった場合、残業申請をする手間などを考えると、とりあえずタイムカードを打刻してサービス残業でやろうというようなことが発生します。
しかし、これは明らかに残業代が発生しているケースです。
| プラン名 | プレミアム | ベーシック | ライト |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | システム初期設定費用：200,000円 アカウント初期設定費用：3,000円／人 |
||
| 月額費用 | 月額：100円／人 | 月額：1,000円／人 | 月額：300円／人 |
| 利用可能 アカウント数 |
無制限 | 無制限 | 10アカウント |
| 電話サポート (オプション) |
月額：10,000円／人 | ||
| 備考 | くじらシリーズ ご利用ユーザー様 |
広告表示なし | 休憩時間に広告教示 ご利用10アカウント制限 |
 | ステップ01弊社提供のExcelテンプレー トをGoogleドライブにアップロードいただき、 業務分類の入力をしていただきます。 |
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 | ステップ02管理者用ログインIDとパスワードで管理画面へログインいただき、新規登録ボタンからスタッフの登録をしていただきます。 |
|---|
 | ステップ03スタッフの業務用パソコンにアプリケーションをインストールいただき、デスクトップにくじらテレワークのメニューが表示されることを確認してください。 |
|---|
 | 「くじらテレワーク」導入完了です |
|---|
- 一部の部署だけで試験導入をしたいのですが可能でしょうか？
- はい、まずはお試しいただいてからプランの変更やアカウント数を増やすことも可能です。
- 導入後、使用方法や不明点についての問い合わせサポートはありますか？
- はい、ご契約企業さま専用の電話サポート窓口（有料オプション）をご用意しております。
- 最低利用期間はありますか。
- 1か月ごとの更新になりますので、最低1か月はご利用が必要です。
くじらシリーズのシステムを合わせてご利用いただくことで貴社の業務改善をサポートいたします。
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